Démarche qualité : les étapes indispensables pour une certification réussie

Démarche qualité

Publié le : 22 septembre 202210 mins de lecture

Quel que soit son secteur d’activité, toute entreprise se doit d’être performante et rester compétitive pour se maintenir sur le marché. À cet effet, une attention particulière doit être portée sur la quête perpétuelle des satisfactions clients, notamment par la maîtrise de la qualité des produits. Pour cela, une remise en question permanente de l’entité doit être effectuée par l’adoption d’une démarche qualité pour avoir une amélioration continue.

Qu’est-ce que la qualité pour une entreprise ?

Bien qu’il y ait des multiples définitions, la qualité est unanimement reconnue comme étant la capacité d’un produit à satisfaire des besoins, qu’ils soient exprimés ou implicites. Ainsi, pour une entreprise, la notion de qualité est intrinsèquement reliée à la satisfaction des clients que l’on met au premier plan de la production. L’avis des clients prime donc sur les questions pécuniaires puisque l’optimisation des coûts est vaine si, faute de qualités, il n’y a pas de ventes réalisées. Cette qualité, si chère à l’entreprise, est basée sur cinq piliers fondamentaux, à savoir : la prévention, la conformité, l’évaluation, l’amélioration et la responsabilité. La prévention consiste à éviter une insatisfaction des clients par l’initiation d’une démarche qualité, un processus qui sera abordé infra. Après la prévention, on s’attache à connaître si les exigences stipulées dans un référentiel sont satisfaites par le biais de la conformité. En d’autres termes, une fois que l’esprit qualité est totalement imprégné, il est généralement mis à l’évaluation, ce qui nécessite généralement l’intervention d’un organisme certificateur indépendant comme dans le cadre d’un audit Qualiopi. Un Audit QUALIOPI est par exemple effectué par des organismes certificateurs accrédités, qui s’assurent que les exigences stipulées dans le référentiel national qualité sont respectées. Après l’obtention du certificat, il appartient à l’organisme de procéder continuellement à une amélioration pour faire perdurer l’esprit qualité en affectant responsabilités, délégations et habilitations à tous les employés.

Comment donc procéder à une démarche qualité ?

Il convient avant tout de définir ce qu’est une démarche qualité. La démarche qualité peut être définie comme étant l’ensemble de tout ce qui est entrepris dans un organisme pour maîtriser et assurer la qualité dans le but de satisfaire continuellement la clientèle et d’améliorer la performance. Si l’on s’attache à décrypter cette définition technique, il en ressort que la démarche qualité regroupe tout ce qui est mis en place pour instaurer un esprit qualité continuel au sein d’un organisme. Mettre en place une démarche qualité est un long processus éprouvant, mais si on devait résumer cela brièvement, nous pouvons avancer qu’il faut passer par quatre étapes indispensables. La première étape consiste à définir un état des lieux pour connaître ses atouts et ses faiblesses afin de définir les objectifs qui seront principalement axés sur les attentes des clients. L’organisme devra ensuite procéder à une auto-évaluation pour mesurer les écarts entre les objectifs et les pratiques quotidiennes. À la suite de ces constats, l’organisme entreprend d’effectuer des améliorations par la détermination d’un plan d’action qui constitue la deuxième étape. La troisième étape consiste en toute logique par la réalisation des actions ainsi planifiées et précède l’ultime étape qui consiste à mesurer les améliorations et la poursuite de la mise en œuvre.

La démarche qualité, indispensable pour une certification qualiopi

La démarche qualité est la mise en place d’un esprit qualité et la certification est un aboutissement de cette démarche. Il existe plusieurs types de certification, mais ici, l’accent sera porté sur la certification qualiopi. Ce type de certification diffère un peu de la plupart des autres certifications volontaires, puisque la certification qualiopi dispose d’une base légale contenue dans le cadre de la loi Avenir professionnel depuis le premier janvier 2022. Cette certification Qualiopi est donc une certification obligatoire destinée à l’endroit des prestataires d’actions concourant au développement des compétences ou PAC. Ces PAC sont en fait des organismes proposant des actions de formation et aux termes de la nouvelle loi, ils ont obligation de valider la conformité de leurs prestations par rapport au référentiel national et obtenir un certificat qualiopi. Il est à noter qu’il existe certains établissements supérieurs publics et privés délivrant des programmes de formation non assujettis à la certification qualiopi parce qu’ils disposent de leurs propres réglementations. Pour ceux qui en ont besoin, des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC ou des instances de labellisation établie par France compétences s’assurent du professionnalisme du PAC et attestent de son professionnalisme sur validation d’une série de 3 audits. Ces audits auront pour objectif de s’assurer la conformité aux exigences en vérifiant les processus mis en place pour assurer la qualité. Autrement dit, tout PAC qui ambitionnerait de se faire certifier qualiopi devrait impérativement débuter par la mise en place et l’effectivité d’une démarche qualité au regard de quelques critères.

Certification qualiopi : critères de sélection et avantages de la certification

L’évaluation de la conformité réalisée dans le cadre d’un audit qualiopi se fait par rapport au référentiel national qualité qui s’articule autour de 7 critères renvoyant eux-mêmes à 32 indicateurs. Le premier critère fixe les exigences à respecter dans toute la transmission des informations au public. Les trois prochains critères regarderont tous l’adéquation et l’adaptabilité des prestations aux exigences de la certification, tant sur la pertinence que sur le déroulement ainsi que l’utilisation des moyens. Les questions de compétence seront abordées dans le cinquième critère avant un sixième critère complexe qui vise à mettre en œuvre une veille de l’environnement. Enfin, le dernier critère renvoie à l’amélioration continue, une notion qualité importante puisque cela constitue l’aboutissement de toute démarche qualité. Au-delà des contraintes que l’on s’impose pour respecter tous ces critères, se faire certifier qualiopi procure de nombreux avantages. À l’instar de toutes les certifications, le certificat qualiopi revêt une assurance qualité aux yeux des consommateurs et un argument de vente pour le PAC. En effet, un audit qualiopi et la certification inhérente sont la garantie que les prestataires produisent des formations de qualité telles qu’il est demandé aux organismes de formation (OF) et qu’ils sont en conformité avec les dispositions légales en vigueur. À ce titre, ils pourront non seulement continuer à exercer leurs activités, mais également à bénéficier des fonds mutualisés octroyés par l’État.

Les démarches à adopter pour la certification Qualiopi

Afin de garantir la qualité, l’entité devrait en premier lieu faire la prévention en priorisant la compréhension du Guide du référentiel national Qualité. Par la suite, il devrait passer à la mise en place d’une démarche qualité avec comme optique de répondre à tous les critères stipulés en mettant en place tous les processus indispensables. Parmi tout cela, un accent particulier sera accordé au système documentaire, et pour mettre tous les atouts de votre côté, il est conseillé de faire appel à un accompagnateur qualiopi. Une fois le système mis en place, il est maintenant temps de passer à la conformité en nommant un auditeur interne. Ce dernier va procéder au test du système en relevant les écarts potentiels et procéder par la suite aux divers ajustements pour régler toutes les non-conformités. À ce stade, vous pouvez désormais passer à l’évaluation et contacter un organisme certificateur accrédité en procédant au dépôt de dossier aux fins de certification. Après signature du contrat, l’organisme s’emploiera à instruire le dossier afin de déboucher sur un plan d’audit qui nécessite l’aval des organismes demandeurs. Il vous faudra alors vous préparer pour l’audit imminent à venir, clé de l’attribution de la certification formation professionnelle ou certificat Qualiopi valable pour 3 ans. Si vous avez bien rempli tous les préparatifs, l’audit réalisé par l’organisme débouchera sur l’attribution du certificat. Il vous appartient par la suite de veiller sur l’effectivité de votre démarche qualité en veillant continuellement sur la qualité et en anticipant les audits de surveillance pour avoir une amélioration continue. Dans le cas contraire, les raisons du refus vous seront notifiées et il vous faudra tout régulariser avant de repartir pour un autre audit.

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